Cara Membuat Event Sekolah, Kantor & Komunitas Yang Berkesan

Jika kamu seorang Event Organizer yang ditugaskan untuk membuat sebuah event (entah sekolah, kantor atau komunitas tertentu), maka kamu perlu mengikuti panduan ini.

Semua orang tau, kunci keberhasilan dari sebuah acara/pameran/event salah satunya terletak pada perencanaan yang matang.

Tanpanya, mustahil bisa menciptakan acara yang berjalan dengan baik, karena banyaknya pihak-pihak yang terlibat.

Meskipun rencana tidak selalu mulus sesuai harapan, namun semakin baik perencanaannya akan menghasilkan eksekusi yang lebih baik pula.

Cara Membuat Event

Ada 3 tahap dalam pembuatan event, diantaranya adalah :

Pre Event
Event
Post Event

Masing-masing penjabarannya adalah sebagai berikut.

A. Pre Event

Pre event merupakan tahap persiapan dan perencanaan. Ini merupakan tahap yang penting, karena pondasi yang kuat tentu bisa menopang hal yang berat.

1. Buat Team

Hal pertama yang harus dilakukan oleh event organizer adalah membuat atau membentuk suatu tim.

Banyaknya jumlah personel/tim ditentukan dari skala event-nya, jadi sesuaikanlah dengan kebutuhan.

2. Buat Konsep

Jika tim sudah terbentuk, hal selanjutnya adalah mengadakan meeting dengan tim untuk membahas beberapa hal dibawah ini :

Tujuan Event : Tentukan apa tujuan event yang akan diselenggarakan. Apakah untuk perayaan tertentu, momen, atau tujuan yang lain
Target Audience : Diskusikan siapa yang menjadi target audience, seperti mencari tahu rentang usia, kebiasaan, dan apa saja hal yang berhubungan dengan target audience kita
Pengisi Acara/Event Content : Tentukan siapa yang akan menjadi pengisi acara, jenis hiburan yang cocok dengan target audience, genre musik apa yang sesuai atau mungkin siapa artis yang hits di kalangan target audience
Lokasi Event/Venue : Jika semua poin diatas sudah terpenuhi, maka kita akan semakin mudah dalam menentukan lokasi event yang cocok dan paling tepat

Pada intinya, buatlah konsep yang tepat, unik, menarik dan harus relevan dengan audience.

Dengan begitu, maka kita bisa membangun engagement yang tinggi dengan para pengunjung, sehingga event bisa berjalan dengan sukses.

3. Buat Rundown

Jika konsep acara sudah jelas, langkah selanjutnya adalah menyusun rundown (susunan acara).

Rundown Event — Rundown Asian Games 2018

Rundown merupakan susunan acara yang lengkap dengan informasi durasinya.

Bahkan di kelas event organizer professional, rundown akan dibuat se-detail mungkin.

Tapi untuk event dengan skala kecil, rundown cukup dibuat secara general saja. Yang terpenting adalah susunan acara & durasinya jelas, serta bisa menjadi panduan seluruh tim.

4. Budgeting

Menghitung budget juga hal yang sangat perlu untuk diperhatikan. Tetaplah menjaga efisiensi dan fungsi.

Budget bisa disusun dengan mengacu pada rundown yang telah dibuat. Mulai dari equipment (perlengkapan), properti, pengisi acara, jumlah konsumsi dan lain sebagainya.

Setelah menjabarkan semuanya, maka kita bisa menentukan berapa biaya yang dibutuhkan untuk menjalankan event tersebut.

Dalam tahap budgeting, kita juga harus :

Mentukan Sumber Dana : Apakah dana berasal dari sponsor, bantuan/support dari orang tertentu, atau dari ticketing
Cari Dana : Jika berasal dari sponsor, maka buatlah semua menjadi bahan proposal untuk mengajukan penawaran sponsorship. Tapi jika dengan ticketing, maka kita butuh modal untuk mengcovernya sampai event berjalan

Lakukanlah perhitungan dengan matang agar tidak mengalami kerugian

5. Buat Workflow

Event Workflow — Asian Para Games Workflow Event

Workflow merupakan alur kerja dan job desk dari masing-masing anggota tim, serta kepada siapa mereka berkoordinasi.

Pastikan untuk membuat workflow secara jelas agar tidak terjadi miss komunikasi.

Misalnya :

Siapa yang bertugas untuk mencari sponsor
Menghubungi pengisi acara
Bertugas sebagai show management team
Mencari vendor
Dan lain-lain

Vendor adalah pihak ketiga yang menyuplai peralatan yang dibutuhkan event. Dengan kata lain, vendor adalah pihak yang menyewakan peralatan untuk mendukung event, seperti tech, lighting, sound system & dekorasi

6. Promosi / Publikasi

Lakukanlah promosi minimal H-7 (7 hari sebelum event dilaksanakan). Usahakan untuk menyasar target audience yang tepat agar promosi lebih efisien.

Pada H-1, kita juga harus memastikan semua equipment datang tepat waktu dan jangan lupa untuk melakukan pengecekan/test.

Deep Web Dan Segudang Rahasia Didalamnya

B. Event

Pada hari H (hari pelaksanaan event), tim harus mengecek semua peralatan dan memastikan bahwa semuanya sudah siap.

1. Checklist All Item

Pastikan semua equipment sudah lengkap, stand by dan terpasang sesuai fungsinya.

Cek juga apakah properti yang dibutuhkan sudah lengkap, pengisi acara sudah ready, seluruh tim siap melaksanakan tugas dan semuanya berjalan sesuai workflow.

2. Jalankan Acara

Selanjutnya, laksanakanlah acara sesuai rundown yang telah dibuat dengan kerjasama tim.

Jangan lupa gunakan alat komunikasi yang memadai sebagai sarana pendukung agar lebih mudah berkoordinasi antar tim secara realtime.

C. Post Event

Tentu saja masih ada hal yang perlu dilakukan setelah event selesai, diantaranya adalah :

1. Publikasi

Bagikanlah semua poin-poin dan best moments yang terjadi di event tersebut ke seluruh media yang tim kamu punya.

Publikasi ini akan menjadi testimoni sekaligus track record yang akan membuktikan bahwa agensimu telah berpengalaman untuk meng-handle berbagai event.

2. Buat Report

Dan tentu saja, laporan! Kita perlu membuat laporan yang menjelaskan bahwa event telah selesai dan berjalan dengan lancar.

Laporan ini ditulis dalam bentuk tulisan (yang berisi detail acara) dan dalam bentuk gambar (dokumentasi berupa foto).

Laporan ini berfungsi sebagai pertanggungjawaban dari pihak Event Organizer kepada Event Owner (pemilik acara), sponsor, penyumbang dana, dan pihak-pihak lain yang terkait.

Report ini sifatnya opsional. Kamu boleh saja tidak membuatnya, tapi pembuatan report ini akan membuktikan bahwa tim kamu lebih professional.